1. GROMADZENIE

Zgromadź wszystko, co zaprząta twoją uwagę. Zapisz wszystko co zaprząta Twoją głowę (wyobraź sobie pudło do którego wszystko wrzucasz tak, aby po przeprowadzce zastanowić się gdzie ma co stać i poukładać wszystko na nowych półkach) Korzystaj z aplikacji, notuj, lub dowolnym innym miejscu (aplikacje odpowiednie do tej metody to np. trello):

• rzeczy zawodowe i prywatne, sprawy do załatwienia, projekty
• sprawy do dokończenia i te którymi trzeba się zająć

Na liście mogą pojawić się sprawy takie jak urodziny, prezenty do kupienia, nie oddana książka do biblioteki, nie opłacone rachunki, lista potrzebnych rzeczy o których ciągle zapominamy.

Możesz też podzielić listę na sprawy materialne i te nie materialne.

Poczujesz ulgę spisując wszystko na listę uwolnisz się od myślenia o tych wszystkich sprawach, które  obciążają mocno Twoją głowę .

2. ANALIZOWANIE

Określ jakie działania należy podjąć. Czas określić jakie działania trzeba podjąć, systematyczność podejmowanych działań jest tu kluczowa.
Twórca metody GTD proponuje zawsze zaczynać od zadania, które znalazło się w „pudełku” ostatnie, zgodnie z zasadą LIFO (Last In First Out)

Przeanalizuj każdą zapisaną sprawę i zadaj sobie pytania:

• Czy to wymaga działania ?
• Czy mam coś z tym zrobić ?

Odpowiedź NIE:

• do kosza trafiają nie potrzebne już: maile, sprawy, listy, wykonane rzeczy. Wszystko co Ci się już nie przyda.
• do archiwum odkładasz rzeczy, które się przydadzą, ważne notatki, dokumenty, potwierdzenia itd.
• na listę na ”kiedyś /może” wrzuć zadania, które nie mają określonego czasu wykonania
• rzeczy do zrealizowania w dalekiej przyszłości, które mogą czekać na realizacje, cele, marzenia lub plany.

Odpowiedź TAK, czyli sprawy które wymagają działania dzielimy na:

• te do zrobienia od razu – jeśli jesteś w stanie wykonać zadanie w dwie minuty zrób je natychmiast 😊
• te do oddelegowania- sprawa do zrobienia zlecona innej  osobie, wymaga sprawdzenia czy została wykonana / zapisz takie zadanie w „oczekujących”

3. PORZĄDKOWANIE

Umieść notatki przypominające w odpowiednich miejscach. Posegreguj tego co umieszone zostało w kategorii odłóż.

Warto wybrać też narzędzia, które ułatwią to zadanie np. notes, kalendarz, aplikacje (np. trello ) program, karteczki.

Zadania które wymagają dłuższego czasu na wykonanie możemy podzielić na cztery kategorie:

• Najbliższe zadania – takie które trzeba zrobić jak najszybciej.
• Oczekiwane – takie które zostały delegowane lub do wykonania potrzebujesz informacji lub wsparcia innych.
• Projekty długotrwałe – zadania na które składają się mniejsze zadania.
• Kalendarz – gromadzi zadania do wykonania w  konkretnym terminie.

Umieść notatki przypominające o działaniach na odpowiednich listach. Utwórz na przykład listy odpowiadające kategoriom – rozmowy telefoniczne do wykonania, e-maile do wysłania, zakupy do zrobienia.

4. PRZEGLĄD

Regularnie przeglądaj. Krok 4. jest najważniejszy, a to dlatego, że sprawdzanie list działań i projektów pozwala aktualizować listę. (Według autora metody należy to robić przynajmniej raz w tygodniu)

Przeglądaj swoje listy tak często jak to konieczne abyś mógł określić czym zająć się w pierwszej kolejności. Rób przegląd tygodniowy, aby posprzątać, zaktualizować swoje listy i oczyścić umysł.

5. DZIAŁANIE/REALIZACJA

Podejmij decyzję, w co się zaangażujesz. Wykorzystaj swój system tak, abyś podejmował działanie z pewnością, że jest ono najbardziej odpowiednie w danym momencie.  Dostosuj metodę do potrzeb, możesz np. pogrupować zadania według czasu wykonania, lub w zależności od poziomu energii potrzebnej do wykonania zadania, albo według priorytetów.